结构化思维能让你条理清晰地思考问题、解决问题,不管是对个人工作的推进,还是对外沟通,都能起到不凡的作用。

不信?我们挑一个项目进度汇报的场景对比一下。

项目经理A:“老板,项目进度可能要延期,客户一直在改需求,开发也出了问题,双方都在抱怨进度太慢,所以我想再招聘两个开发人员,把进度往前推,这样就不会影响我们交付的时间,您看这样行不行?”

老板听后想打人。

项目经理B:“老板,项目进度出现了一点状况,可能需要延期,我想了几个补救方案,您看行不行?”

情况是这样的,前两天客户更改了需求,评估之后,我们觉得这个需求是合理的,但如果需求更改就会增加工作量,而这个项目本身时间就比较紧,团队成员一直处于加班状态,如果再增加工作量工作就更完不成,会导致项目延期的风险。

所以,就目前的情况我想了三个解决方案:第一,需求更改,和客户沟通延期,但是我们的尾款肯定会延期。

第二,需求不改,和客户沟通第二版本迭代,但不确定好不好沟通,毕竟是大客户,我们要考虑长期合作,不知道会不会因为这件事影响他们对我们的评价。

第三,需求更改,也不延期,但是我们需要增加两个人,建议紧急招聘两个人,公司团队一直是缺人的,即使这个项目结束,这两个人也不会浪费,按照当前公司的发展,项目只会越来越多。

我个人更推崇第三个方案,因为从长远利益考虑,第三个方案相对更优化,您觉得呢?”

这个话说完,老板就开始思考哪个方案更合适,进而和项目经理B一起解决问题。项目经理B既达到了目的,事后领导对他的评估也绝对高于项目经理A。

你看,这就是有没有结构化思维的区别,那么,接下来我们就一起聊聊结构化思维该怎么用。

结构化思维是根据人脑的习惯总结出的高效思考方式,其中包含三个特征:主题先行、归纳分组、逻辑递进。

01

主题先行

你有没有遇到过这样的场景?一个人正在和你讲话,你也在仔细理解,但对方讲了半天就是没说到重点,这时我们就会感到烦躁,内心偷偷吐槽:“到底要说什么?怎么还不说重点?”其实出现这种现象的原因是我们的大脑有一个习惯,听别人说话时喜欢归纳主题。

推己及人,当我们和别人沟通时,对方也是一样的心情,所以我们表达时可主题先行,沟通效果会更好。

主题先行听起来简单,但做起来并不容易,在不明事理的情况下往往很难做到全面,为了做好这一点,我们概括主题时要符合三个要点:①主题要适度;②主题要符合预期;③主题要有思想。

主题要适度

就是主题不要过长。原本主题先行是为了让大脑快速接收重点,进而能集中精力进行下一步理解,如果在主题表达处过长,它的意义就不存在了。

主题要符合预期

当说出主题后,我们的大脑就会预设接下来的内容肯定是和主题相关的,如果说着说着跑题了,大脑就会产生疑问,进而产生烦躁感。

这里经常会犯两个错误:一是前后不一致,让人感觉你并没有想清楚;二是没有背景,对于后面的内容无法理解。

主题要有思想

什么样的主题是有思想的呢?举两个例子。

例1:我不认同鼓励加班的团队文化,因为:①鼓励加班,就是鼓励提高工作量;②工作量不能代表工作成果;③结果比过程更重要。

例2:我不认同鼓励加班的团队文化,因为这会形成工作量导向的无用功文化,一般是这样的演变过程:①鼓励加班,就是鼓励提高工作量;②脑力劳动的前提下,工作量不能代表工作效果;③工作中,结果比过程更重要。

显然,例2是有思想的主题,那么它和例1的区别是什么呢?

就是第一句话中不但包含了观点,还包含了原因,让这句话更完整。而例1只有观点,大家只能竖着耳朵听,要自己寻找后面可验证观点的理由。

02

归纳分组

如果给你这样的一组文字:铅笔、苹果、酱油、醋、番茄酱、钢笔、尺子、荔枝、胡椒、圆珠笔、纸张、菠萝,你记得住吗?

如果这样给你呢?

水果:苹果、荔枝、菠萝

学习工具:铅笔、钢笔、圆珠笔、尺子、纸张

调料:酱油、醋、番茄酱、胡椒

这组文字你能轻松记住,这就是人类大脑的第二个习惯,喜欢归类。

所以,当你和别人沟通或者处理复杂事务时,都可以提前归类,这样有利于双方理解。

当然,职场中的很多分类很复杂,所以有时我们需要用到归纳信息的三个步骤,把信息分得更清晰。

第一步:信息归类。列出需要的所有信息,将类似信息分组。

第二步:归纳共性。查看每组的各条信息提炼共性,用一个词来概括整个组的信息。

第三步:结构提炼。看一下上一步中得到的分组,是否每组的信息属于同一范畴,是否需要补充或调整。

例如,项目经理的主要工作内容包含:①商业分析,了解同类项目的市场情况;②和市场部同事沟通,了解项目情况,决定是否接项目;③和开发人员沟通,告诉他们开发的内容;④和测试人员沟通,根据团队情况安排测试的时间和内容;⑤和客户沟通,实时把控需求及客户满意度;⑥实时跟进项目进度;⑦和领导汇报项目情况;⑧跨部门沟通,使合作顺畅;⑨规划项目的运行安排。

这样看项目经理的工作是不是很乱,对于新上任的项目经理来说,估计完全不知道做什么,所以你需要对这几项任务进行分类。

信息归类:在仔细看过内容后,你会发现①⑥⑨是自己要独立完成的;③④是与团队管理相关的;②⑤⑦⑧是与各类重要相关方相关的,可以这样分为三组。

归纳共性:查看每组的信息,把他们的共性提炼出来,用一个词来概括。第一组是项目整体把控,第二组是团队成员管理,第三组是重要相关方沟通。

结构提炼:看下分组内容,是否每组属于同一范畴,是否需要补充和调整。

得出的结果发现,项目经理的主要工作包括项目整体方向把控、团队管理、各类相关方沟通,经过几个步骤的整理,你会对项目经理这个岗位的理解更加清晰了。

当然,不同企业的项目经理的岗位内容还是有很多不同的,很细节性的内容本文不再举例,项目经理可以根据自己的实际情况,整理出自己的岗位职责。

03

逻辑递进

当你要做一件事情,定了主题、对所有信息进行了分类,那接下来先做什么、后做什么?这中间就需要一个逻辑关系来链接,让你的思路更清晰,也让听众可以跟着你的表达去思考和理解。

例如,周会汇报我们通常会这样说:周一,见客户,写文档;周二,出基础方案,与领导沟通;周三,安排团队成员干活;周四、周五在这里是同一层次的信息,而周一、周二、周三是按照时间递进的。

如果你先说周五的工作是与测试人员沟通,再说周三安排团队成员工作,最后说周一出方案等,就不符合一般人思考问题的逻辑,让人觉得突兀。这就是所谓的同一层次之间有递进关系。

而不同层次之间是有逻辑关系的,例如,周三是要安排团队成员任务,而要安排什么任务就是周四的工作内容,而不是随便写的聚餐等信息。

所以,逻辑递进是指在事件结构中为了使人更好地理解,需要一条或多条逻辑线紧密联系到一起。而根据人类思考的习惯,逻辑线可分为横向递进和纵向递进两类。

横向递进是指同一层次的逻辑关系,通常情况下会按照时间顺序、空间顺序、程度顺序来分。

①时间顺序是按照前后因果的顺序来陈述。

②空间顺序是按照地理概念来划分。

③程度顺序是按照重要性来排列。

纵向递进是指一层一层深入的逻辑关系,通常按照演绎推理、归纳推理来分。

①演绎推理是从一般规律推论到具体事实。

②归纳推理是从大量个例总结出一般规律。

项目经理需要做的商业分析、竞品分析用到的就是纵向递进逻辑,而项目任务的安排通常用到的是横向递进逻辑。