合同履约管理的成效关涉到合同交易的实现。为防范合同履约风险,加强合同履约管理,企业既需要增强合同的主动性管理,完善合同履约管理制度,也要关注合同履约的重要节点,及时调整合同履约过程中的不符,有效化解合同履约过程中可能出现的纠纷。

合同履约管理的概念

以合同的签订与终止作为分界,合同管理可以分为合同履约前管理(包括合同的起草、谈判、订立等)、合同履约管理、合同终止后管理(包括合同终止后义务的履行、合同档案管理等)。合同履约管理是在合同签订后,适时关注合同的履行情况,将合同中规定的当事人的权利义务落到实处,为切实维护自身利益而采取的一系列管理手段。

我国法律重视当事人的契约精神,尊重当事人对合同的约定和依约履行合同。譬如,我国《合同法》第八条第一款规定:“依法成立的合同,对当事人具有法律约束力。当事人应当按照约定履行自己的义务,不得擅自变更或者解除合同。”又如第六十条第一款,“当事人应当按照约定全面履行自己的义务。”依约履行合同的,则受到法律的有力保护;违反合同的约定,该履行的合同义务未履行的,则可能就是违约,面临索赔的风险。

从合同履约的主体来看,合同履约管理可以分为对己方的履约管理和对合同相对方的履约管理。从企业的角度来讲,既要加强对己方的履约管理,避免自身违约,也要关注对方的履约情况,防范对方的履约风险。比如电力项目中签订的《购电协议》,电力企业一方面要做好自己的履约管理,按时完成融资关闭条件,按要求完成EPC合同等有关要求,另一方面也要关注购电方的财务经济状况及其支付电费的能力,防范电费回收风险。

合同履约面对的风险形式多样,主要有合同履约节点是否按时达到、合同履约不符以及合同履约纠纷。其中,合同履约不符包括合同履约提前完成、履约延期和履约偏差。不同的履约风险,应对处理的方式不尽相同。譬如,工程延期则可能面对工程索赔,出现偏差则可以通过调价机制解决。合同履约管理,就是要企业提前谋划预防,做好各方面安排及应对措施,从而有效地化解、防范这些风险。

合同履约管理对企业的意义

合同履约管理对企业的意义非凡,通过合同履约管理,企业可以有效加强内部控制管理,及时识别经营管理风险,通过对风险的防范从而促进交易的顺利完成,实现合同的目的和企业的利益最大化。

一、有利于加强企业内部控制管理

合同履约管理要求企业合同管理人员和法务人员关注合同流程中的每一个环节,以及合同履行过程中的每一个细节,规范自身的流程设计和流程控制。在合同的某个时点或某个环节,从企业的上层领导到基础的具体实施层面,何人该做何种事情,都应有相应的安排。在此过程中,企业各方面人员全面、有序参与合同履约管理,从而促进企业的内部控制管理。通过履约管理防范合同履约风险,促进企业内部控制管理,这也是全面风险管理和内部控制一体化的重要体现。

二、有利于及时识别企业经营管理风险

企业在合同履约的过程中,既有人员的投入,也有财力、物资等各方面资源的投入。资源的统筹和配置是企业经营管理的重要内容,能否使得各种资源在不同合同的履行过程中得到合理调配并最终促成合同目的的实现,其中牵涉到经营管理的各个层面。而通过合同履约管理,从合同履约的层面去关注企业人力、财力、物力方面的配置情况和效率,则可以及时发现经营管理过程中可能存在的缺陷、可能会降低效率的地方以及可能面临的风险,有助于企业对症下药。

三、有利于促进企业交易的顺利完成

在合同履约管理的过程中,企业将合同的权利义务梳理清楚,依法依约履行合同,既遵守契约精神,将自身在合同中的义务切实履行,同时也关注合同相对方的履约情况,与其保持良好的沟通并根据不同的情况采取不同的手段督促其履行相应的义务。通过履约管理的这种模式,推动合同双方履行合同中的权利义务,最终顺利完成合同所涉交易,实现双赢甚至多赢。

合同履约管理的措施

合同履约管理,顾名思义,即是对合同方的履约进行管理。那么,对于企业来讲,如何履约、履约是否适当是合同履约管理的重要内容。在企业的履约过程中,逐步完善合同履约管理制度,关注合同重要节点,及时调整履约偏差,妥善处理履约纠纷,可以让企业的履约得到有效管理,提升企业防范合同履约风险的能力。

一、完善履约管理制度

合同履约管理贯穿合同履约的始终,有效的合同履约管理制度能够促进合同履约顺畅进行并防控风险。企业应增强对合同履约的主动性管理,依据法律法规的规定以及企业自身的特点,梳理合同履约过程中各方面的流程,对其进行规范并制度化,从而转化为自身履约管理的内在机制,通过对各个流程中所需的资源进行合理配置,充分掌控合同履约的过程。譬如,企业可以制定专门的履约管理办法或履约风险防控制度,规范合同履约过程中各个部门或相关人员的履职流程、需要关注的风险点,以及企业的合同履约决策程序等。

二、关注合同重要节点

合同规定了合同各方的权利义务,在何种时点该履行何种义务关涉合同方是否适时依约履行合同。合同中重要节点的规定,是对合同方义务履行的先后顺序的明确,进而影响到合同方的履行抗辩等一系列权利。比如在买卖合同中,卖方何时交货、买方何时付款均有明确的约定,即使不是明确的时点也有一定的顺序。合同方就应关注这个时点或顺序,在明确的时点或依序履行该履行的合同义务,则能够避免合同违约,也有助于防范对方的违约风险。

三、及时调整履约偏差

合同一旦签订进入履行,即面对各种千变万化的情形,合同方可能因自身状况无法按时或不能履行合同,合同相对方也可能履行合同义务不符合约定,此时,就需要合同各方及时调整履约偏差,将合同履行拉回正轨。前已述及,履约偏差大体有三种情形,合同履约提前完成通常不会遭到对方反对,重要的是要关注履约延期和履约偏差。比如,建设工程施工合同中,当事人可以约定根据原材料市场价格的波动、工程技术的难易程度等进行相应的调价机制,在合同发生不可抗力时可以进行相应的延期。及时调整履约偏差,可以在不损害合同方实质利益的情形下避免双方对簿公堂、费时耗力,继续促进合同的顺利履行。

四、妥善处理履约纠纷

履约过程中最严重的情形就是出现纠纷。对此,合同中通常都会约定出现纠纷时,合同各方首先应友好协商,协商不成的则提交仲裁或诉讼解决。友好协商,需要合同方充分沟通、适当妥协,合理运用谈判技巧,争取自身利益的最大化;仲裁和诉讼,则需要企业内外部协调配合,法务人员与专业的诉讼律师制定好的诉讼策略,明确诉讼目的,妥善应对,做到既维护自身利益又不失企业良好形象。

此外,企业还需增强合同管理人员与法务人员对合同履约管理的认识和风险防范意识。企业合同管理人员与法务人员应重视合同管理中各个业务流程的细节,按照法律法规以及企业制度的规定规范化履约,坚持底线思维,始终将风险意识牢记于心,提前对履约风险进行预判,做好风险应对和防范工作。